Conformité & documentaire RHPratiquerNV🔎 À vérifier
Suivi des obligations sociales et documentaires RH
Suivre les échéances sociales et documentaires : entretiens professionnels / EPP, DUERP, index égalité, OETH — avec alertes et responsables identifiés.
Administration du personnel & paie · Direction générale / DRH — Outils : Claude for Excel
Données requises
Référentiel des obligations applicables à la structure (nature, périodicité, échéance, responsable)
État des lieux documentaire actuel (dates des derniers entretiens, DUERP, déclarations)
Effectifs agrégés par établissement (seuils applicables)
Résultat attendu
Tableau de suivi des obligations sociales et documentaires par établissement, avec échéances calculées, niveaux d'alerte et responsables — rejoué à chaque période.
Garde-fous
Suivi des obligations collectives : le contenu des entretiens professionnels reste dans le cadre managérial, seule l'échéance se suit ici.
Les seuils et périodicités réglementaires évoluent : référentiel daté, à revérifier au moment de l'usage.
Toute alerte est instruite par un responsable identifié — le tableau signale, il ne conclut pas.
Prompt prêt à l'emploi
Vous êtes assistant de conformité sociale d'un organisme gestionnaire multi-établissements. À partir du référentiel d'obligations joint (daté) et de l'état des lieux documentaire, construisez par formules affichées : (1) le tableau de suivi par établissement et par obligation (entretiens professionnels / EPP, DUERP, index égalité, OETH…), avec prochaine échéance calculée selon la périodicité du référentiel, (2) les niveaux d'alerte (à jour, échéance proche, en retard), (3) la liste de travail par responsable. Signalez les obligations dont le seuil d'applicabilité dépend d'un effectif proche du seuil : elles sont à vérifier par le juriste.
Jeu de données fictif
Référentiel fictif de 12 obligations avec périodicités, état des lieux documentaire synthétique de 3 établissements (retards plantés sur les entretiens professionnels d'un site).
Tous les jeux de données du site sont 100 % fictifs/synthétiques — aucune donnée réelle.
Mode atelier
Durée : 90 min
Objectifs
Construire un référentiel d'obligations daté et outillé
Mettre en place un suivi rejouable avec alertes et responsables
Déroulé
Inventorier les obligations applicables et leurs périodicités
Charger l'état des lieux fictif et calculer les échéances
Paramétrer les niveaux d'alerte et les listes par responsable
Définir la routine de mise à jour du référentiel (veille datée)
Obligations sociales et documentaires (entretiens professionnels, DUERP, index égalité, OETH) — textes applicables, périodicités à revérifier au moment de l'usage. Statut V (nature des obligations) / NV (gains de temps outillés).
Statut de fiabilité : NV Non vérifié — ordre de grandeur éditeur.
Pourquoi ce cas
Entretiens professionnels à échéance, DUERP à actualiser, index égalité, OETH : les obligations
sociales s’accumulent et se suivent souvent dans des fichiers dispersés. Un suivi consolidé avec
échéances calculées et responsables identifiés évite les rattrapages coûteux — et les angles
morts multi-établissements.
Adaptation sectorielle
Dans les organismes gestionnaires multi-établissements, la même obligation peut différer par
entité (seuils d’effectifs, statuts FPH vs conventions) : le suivi se construit par
établissement, pas par organisme.
Comment le jouer
Le référentiel d’obligations est daté et sourcé : sa mise à jour est une routine de veille,
pas un événement.
L’échéance se calcule, elle ne se saisit pas : c’est ce qui rend le tableau fiable dans le
temps.
Une alerte sans responsable est un vœu : chaque ligne a un porteur et une liste de travail.